Smarter Reception

Smarter Reception, una nuova soluzione per accogliere

ed accompagnare i visitatori

Smarter Reception è una soluzione di Enterprise Mobility, sviluppata da IBM per accogliere ed accompagnare i visitatori all’interno di sedi aziendali o luoghi pubblici (ospedali, musei, etc).  Basata su un modello di “operatore virtuale e interattivo”, questa soluzione consente di velocizzare, automatizzandolo, il processo di invito, accreditamento e accoglienza dei visitatori in una sede, garantendo alti livelli di sicurezza e tracciabilità grazie all’integrazione con prodotti di “site management” per la gestione degli accessi con badge.

Con Smarter Reception tutti gli attori coinvolti nella procedura di invito e visita di una location possono procedere in modo automatizzato e, quindi, più agevole ed efficiente. L’ospite, utilizzando l’e-mail e l’SMS di invito, una volta raggiunta la sede, può accedervi in maniera indipendente (self check-in); chi ospita può formalizzare inviti strutturati ed essere avvisato degli arrivi; il personale della reception risulta fortemente supportato nella gestione dei flussi dei visitatori.

I principali vantaggi di questa soluzione sono:

• fornire all’ospite un biglietto di invito inclusivo delle informazioni logistiche e del percorso per raggiungere la sede dell’invito;
• controllare l’accesso alla sede in modo automatico (o semi-automatico) sia ad un ingresso carrabile sia presso la reception;
• offrire al personale abilitato la possibilità, tramite un’applicazione dedicata, di effettuare inviti in autonomia ed essere avvisato puntualmente dell’arrivo dell’ospite in sede per consentire la migliore accoglienza possibile;
• semplificare il processo di registrazione degli ospiti in reception tramite l’utilizzo di un chiosco multimediale, particolarmente utile per le sedi remote sprovviste di reception;
• eliminare la registrazione su carta degli ospiti garantendo la riservatezza dei dati sensibili e offrendo la possibilità di elaborazione successiva dei dati a fini statistici.

L’applicabilità di questa soluzione è molto ampia: l’ingresso ad un evento pubblico presso una sede privata, un evento sportivo, un parco divertimenti, una visita presso un ospedale, garantendo in ogni caso una migliore relazione con l’utenza e l’assoluta sicurezza.

La prima realizzazione di questa soluzione ha riguardato la Sede IBM di Segrate dove, nel mese di luglio, è partito un progetto sulle reception e su una delle due portinerie con accesso carrabile.